Pravilno plačilo zaposlenim za praznike bi moralo biti preprosto; prost dan, polno plačilo, to je vse. A v resnici je to eden najbolj zapletenih delov plačilnega seznama. Različni pogodi, ure in pravila glede praznikov lahko spremenijo en sam državni praznik v glavobol glede skladnosti. Ne glede na to, ali vodite majhno podjetje ali upravljate s celotno nacionalno plačilno ekipo, ni pomembno le denar, temveč tudi zakonitost in pravičnost.
Zakaj je plačilo za praznike bolj zapleteno, kot se zdi
Na prvi pogled se zdi enostavno: če nekdo dobi prost dan za praznik, mu plačate kot običajno. Če dela, mu plačate dodatno. A redko je tako preprosto.
Razlogi za to so:
- Nekateri zaposleni so polni delovni čas, nekateri skrajšani, nekateri občasni
- Ni vsi prazniki veljavni povsod (zlasti v velikih državah, kot sta Avstralija ali ZDA)
- Pravila se razlikujejo glede na nagrade, podjetniške pogodbe ali lokalne zakone
- Delo v izmenah lahko prinese nadomestne dni namesto višje plače
Vsaka variacija lahko spremeni, koliko nekdo prejme, ali pa sploh nič.
Kaj morajo plačilne ekipe upoštevati
Da bi pravilno obravnavali plačilo za praznike, mora plačilna služba spremljati:
- Kdo je upravičen do plačila za praznik po pogodbi ali nagradi
- Kdo je dejansko delal na praznik in za koliko ur
- Katera nadomestna plačila veljajo (npr. 1,5x ali 2x plačilo)
- Kje je bil praznik obeležen (ni nujno, da so vsi objekti zaprti)
- Morebitni nadomestni dnevi, ki so bili vzeti namesto praznika
To je veliko premikajočih se delov, še posebej za podjetja z zaposlenimi v več državah ali časovnih pasovih.
Pogoste napake, ki povzročajo težave
Tudi izkušene plačilne ekipe lahko naredijo napako. Tukaj je nekaj stvari, ki se pogosto zgodijo:
- Predpostavka, da skrajšani delavci vedno zamudijo plačilo za praznik
- Uporaba napačne stopnje plačila za delo na praznik
- Pozabiti na uporabo nadomestnega dneva, če nekdo dela na praznik
- Spregledati lokalne praznike, ki veljajo le za določene lokacije
- Nepravilno razumevanje podjetniških pogodb ali pravil sindikatov
Majhne napake lahko vodijo do zahtevkov za krajo plače, nezadovoljstva zaposlenih in nezadovoljstva. Ni idealno.
Zakaj dodatno zapletajo delo skrajšani in občasni delavci
Za polno zaposlene je plačilo za praznik običajno zagotovljeno. A za skrajšane ali občasne delavce je odvisno od tega, ali so bili razporejeni za delo tisti dan. To pomeni, da morajo delodajalci natančno spremljati razporede in razumeti pravila o "razumni pričakovanosti dela".
V nekaterih primerih, če občasni delavec ni bil razporejen, nima pravice do plačila. Če pa je bil, mu lahko pripada celotna plača za praznik, tudi če ni končal dela.
Nasveti za pravilno obravnavo
Tu je nekaj načinov, kako olajšati plačilo za praznike:
- Uporabljajte programsko opremo, ki spremlja vrste zaposlenih, lokacije in pravila nagrad
- Preverite razporede z dejanskimi evidencami dela
- Posodabljajte lokalne koledarje praznikov na vseh lokacijah
- Usposabljajte plačilno osebje za razumevanje pogodb in podjetniških dogovorov
- Če niste prepričani, poiščite pravni ali kadrovski nasvet; še posebej za sive cone
Pravilno plačilo gradi zaupanje
Praznično plačilo ni le tehnična naloga, temveč tudi zaupanje. Zaposleni opazijo, če so plačani pravično, in opazijo tudi, če je nekaj narobe. Pravilno obravnavanje vas ohranja skladne, hkrati pa motivira in spoštuje vaš tim.
In v plačilih, kjer so podrobnosti pomembne vsak dan, je to vredno več kot kakršenkoli praznični bonus.